Tietosuoja

TIETOSUOJA HÄMEEN LIITOSSA

Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR, General Data Protection Regulation) on alettu soveltaa 25.5.2018 alkaen. Hämeen liitossa on kehitetty henkilötietoihin liittyviä toimintatapoja vaatimusten mukaiseksi. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen on jo aiemman lainsäädännön aikana kiinnitetty huomiota, mutta yleinen tietosuoja-asetus on asettanut vaatimukset entistä korkeammalle.

Hämeen liitossa käsitellään henkilötietoja, jotta kuntayhtymä voi hoitaa lakisääteiset tehtävänsä ja palvella maakunnan kuntia ja sidosryhmiä. Osa tiedoista on salassa pidettäviä. Tälle sivulle on koottu yleistä tietoa kerättävistä henkilötiedoista ja rekisteröidyn oikeuksista.

Miksi henkilötietoja kerätään?

Hämeen liitto on lakisääteinen kuntayhtymä, joka maankäyttö- ja rakennuslain mukaan hoitaa alueensa maakuntakaavoituksen ja alueiden kehittämislain mukaan vastaa alueensa yleisestä kehittämisestä. Lisäksi Hämeen liitto valmistelee maakunta- ja sote-uudistusta sekä ylläpitää Hämeen kesäyliopistoa. Liiton tehtävien ja palveluiden laadukas hoitaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Tietojen käsittely perustuu useisiin lakeihin ja asetuksiin sekä joissain tapauksissa myös henkilön suostumukseen.

Mitä henkilötietoja kerätään?

Hämeen liitossa kerätään vain välttämättömät ja tarvittavat tiedot. Kerättävät tiedot määräytyvät tehtävän mukaan. Usein kysytään esimerkiksi yhteystietoja, nimeä, osoitetta ja puhelinnumeroa. Lisäksi kerätään palvelun kannalta välttämättömät palvelukohtaiset tiedot.

Miten henkilötietoja suojataan?

Hämeen liiton toiminnassa toteutetaan sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatetta. Tietoihin ja tietojärjestelmiin pääsevät käsiksi vain ne, joilla on oikeus käsitellä tietoja. Henkilötietojen käsittely liittyy aina työtehtävän hoitoon ja siinä laajuudessa kuin kukin tehtävä sitä edellyttää. Työntekijöille on järjestetty tietosuojakoulutus.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään erilaisten lakien velvoittaman ajan. Hämeen liitto määrittelee säilytysajat arkistonmuodostussuunnitelmassaan ja toimintaohjeissaan. Säilytysaikojen määrittelyssä käytetään muun muassa Kansallisarkiston päätöksiä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja Kuntaliiton suosituksia asiakirjojen säilytysajoista. Hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti tiedot hävitetään, kun niitä ei enää tarvita.

Millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on?

Rekisteröidyllä eli henkilöllä, jota tieto koskee, on oikeus saada tieto siitä, mitä häntä koskevia henkilötietoja käsitellään. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot oikaistuiksi tai poistetuiksi, rajoittaa niiden käsittelyä tai vastustaa käsittelyä sekä joissakin tapauksissa oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröity voi myös peruuttaa suostumuksensa. Tämän lisäksi rekisteröity voi valittaa tietosuojavaltuutetulle Hämeen liiton toiminnasta liittyen henkilötietojen käsittelyyn.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9, 6 krs
00520 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Rekisteröidyn oikeuksiin kuuluu myös tulla informoiduksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksista, jos niitä tapahtuu.

Kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja voidaan joissakin tapauksissa luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi erilaisille viranomaisille, joille Hämeen liitolla on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietoja. Tietoja luovutetaan esimerkiksi Verohallinnolle ja Tilastokeskukselle.

Henkilötietoja luovutetaan niitä Hämeen liiton puolesta ja liiton lukuun käsitteleville tahoille. Tällaisia ovat esimerkiksi sopimuksen puitteissa tietoja käsittelevät järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Hämeen liitolle jää näissä tapauksissa rekisterinpitäjän vastuu.

Sopimuskumppaneiksi on valittu vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Henkilötietoja ei luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Hämeen kesäyliopiston koulutustarjonnan suoramarkkinointi perustuu suostumukseen.

HENKILÖTIETOIHIN LIITTYVÄT PYYNNÖT

Rekisterinpitäjän on pystyttävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän rekisteröidyn henkilöllisyys. Tämän vuoksi henkilötietoihin liittyvät pyynnöt tulee esittää henkilökohtaisesti Hämeen liiton toimistolla käyntiosoitteessa:

Hämeen liitto
Niittykatu 5
13100 Hämeenlinna

Pyyntö voi liittyä tietojen tarkastamiseen, oikaisemiseen, poistamiseen, tietojen siirtämiseen, käsittelyn rajoittamiseen tai käsittelyn vastustamiseen.

Tilatut tiedot toimitetaan kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.

Tietoihin liittyvistä pyynnöistä tulee käydä selville henkilö, kenen tietoja pyydetään (henkilötunnus, nimi, osoite) ja miltä ajalta tiedot halutaan tarkastaa. Tarkastuspyyntöjen yhteydessä tarkastetaan aina pyytäjän henkilöllisyys.