Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Hämeen liitto
Niittykatu 5
13100 Hämeenlinna
Hämeen liitossa rekisterinpitäjänä toimii kuntayhtymän hallitus.
Tietosuojavastaava
Lisätietoa Hämeen liiton tietosuojasta antaa tietosuojavastaava. Tietosuojavastaava on organisaation sisäinen asiantuntija, joka seuraa henkilötietojen käsittelyä ja auttaa tietosuojasäännösten noudattamisessa.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Riikka Rintala
Niittykatu 5
13100 Hämeenlinna
puh. +358 44 906 3242
[email protected]
Tietosuoja Hämeen liitossa
Uudistunut tietosuojalaki astui voimaan vuoden 2019 alusta. Sen on yhdenmukainen Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, General Data Protection Regulation) kanssa. Tietosuoja-asetusta on sovellettu 25.5.2018 alkaen. Hämeen liitossa kehitetään jatkuvasti henkilötietoihin liittyviä toimintatapoja, jotta voimme paremmin huolehtia rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta.
Hämeen liitossa käsitellään henkilötietoja, jotta kuntayhtymä voi hoitaa lakisääteiset tehtävänsä ja palvella maakunnan kuntia ja sidosryhmiä. Osa tiedoista on salassa pidettäviä. Tälle sivulle on koottu yleistä tietoa kerättävistä henkilötiedoista ja rekisteröidyn oikeuksista.
Miksi henkilötietoja kerätään?
Hämeen liitto on lakisääteinen kuntayhtymä, joka maankäyttö- ja rakennuslain mukaan hoitaa alueensa maakuntakaavoituksen ja alueiden kehittämislain mukaan vastaa alueensa yleisestä kehittämisestä. Liiton tehtävien ja palveluiden laadukas hoitaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.
Tietojen käsittely perustuu useisiin lakeihin ja asetuksiin.
Luottamushenkilöiden tietojen kerääminen perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin (Kuntalaki 410/2015) ja tietoja käytetään kokoushallintaan sekä luottamushenkilöiden tehtävien hoitamisen kannalta olennaiseen viestintään.
Henkilötietojen (nimi, sähköposti) käsittely Hämeen liiton uutiskirjeiden lähettämistä varten perustuu rekisteröidyn suostumukseen. (Tietosuoja-asetus, 6.1.a art) Suostumus on mahdollista perua, jolloin uutiskirjetilaus peruuntuu.
Henkilötietojen käsittely tapahtumailmoittautumisia varten perustuu myös suostumukseen ja tietoja käytetään tapahtumakutsujen lähettämiseen sekä muuhun tapahtumaan liittyvään viestintään ja erikoisruokavaliotietoja asianmukaisen tarjoilun järjestämiseksi. Suostumuksen peruuttaminen johtaa ilmoittautumisen peruuntumiseen kyseisen rekisteröidyn osalta, koska henkilötietojen käsittely on välttämätöntä tapahtumasta informoinnin suorittamiseksi.
Tilaisuuksissa voidaan ottaa valokuvia tai videokuvaa. Sinulla on mahdollisuus kieltäytyä tulemasta kuvatuksi. Tapahtuman ilmoittautumislomakkeella, tapahtumakutsussa tai tapahtumassa paikan päällä ilmoitetaan, mikäli tapahtuma suoratoistetaan tai siitä tehdään tallenne. Mikäli esität tapahtumassa kysymyksiä ja tapahtuma tallennetaan, äänesi jää tallenteelle.
Kuvia ja videota voidaan käyttää Hämeen liiton ja muiden järjestäjien tiedottamisessa, esimerkiksi uutiskirjeessä, sosiaalisessa mediassa tai verkkosivuilla. Kuvia ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin ilman rekisteröityjen suostumusta.
Etätapahtumissa nimesi voi näkyä muille osallistujille, ja mikäli tilaisuudesta tehdään tallenne, mahdolliset esittämäsi kysymykset ja niiden yhteydessä esitetyt henkilötiedot jäävät tallenteelle.
Mitä henkilötietoja kerätään?
Hämeen liitossa kerätään vain välttämättömät ja tarvittavat tiedot. Kerättävät tiedot määräytyvät tehtävän mukaan. Usein kysytään esimerkiksi yhteystietoja, nimeä, osoitetta ja puhelinnumeroa. Lisäksi kerätään palvelun kannalta välttämättömät palvelukohtaiset tiedot.
Luottamushenkilöiltä kerättäviä tietoja ovat etunimet, sukunimi, kotiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelin, henkilötunnus, tilinumero, puolue, sähköpostiosoite sekä erikoisruokavaliotiedot kokoustarjoiluja varten.
Hämeen liiton uutiskirjeiden lähettämistä varten kerättäviä henkilötietoja ovat nimi ja sähköpostiosoite.
Tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämistä varten kerättäviä henkilötietoja ovat etunimi, sukunimi, organisaatio, sähköpostiosoite sekä tarpeen vaatiessa erikoisruokavaliotiedot tarjoiluja varten. Mikäli tapahtuma tai tilaisuus vaatii puhelimitse kommunikointia, kerätään myös puhelinnumero.
Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.
Miten henkilötietoja suojataan?
Hämeen liiton toiminnassa toteutetaan sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatetta. Tietoihin ja tietojärjestelmiin pääsevät käsiksi vain ne, joilla on oikeus käsitellä tietoja. Henkilötietojen käsittely liittyy aina työtehtävän hoitoon ja siinä laajuudessa kuin kukin tehtävä sitä edellyttää. Työntekijöille on järjestetty tietosuojakoulutus.
Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Hämeen liitto määrittelee henkilötietojen säilytysajat tiedonohjaussuunnitelmassaan ja toimintaohjeissaan. Henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994), arkistolaitoksen määräysten (KA 133/43/03 Maakunnan liittojen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003 ja AL/13027/07.01.01.03.01/2016) ja Hämeen liiton tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti tiedot hävitetään, kun niitä ei enää tarvita.
Luottamushenkilörekisteri säilytetään pysyvästi (Hämeen liiton tiedonohjaussuunnitelma, KA 133/43/03 Maakunnan liittojen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003).
Uutiskirjeen tilaajatietoja säilytetään sen ajan, jonka rekisteröidyn suostumus on voimassa tai sen ajan, kun uutiskirje ilmestyy. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen rekisteröidyn tiedot poistetaan listalta. Uutiskirjeen peruminen onnistuu uutiskirjeen lopussa olevasta linkistä tai olemalla yhteydessä Hämeen liiton kirjaamoon [email protected].
Hämeen liiton järjestämien tapahtumien osallistujalistoja säilytetään pysyvästi (Hämeen liiton tiedonohjaussuunnitelma, KA 133/43/03 Maakunnan liittojen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003).
Millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on?
Rekisteröidyllä eli henkilöllä, jota tieto koskee, on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua tietoihin:
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja ja mikäli rekisteröidyn tietoja käsitellään, oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistuiksi ja saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröidyllä on tietyissä tapauksissa oikeus saada itseään koskevat tiedot poistetuksi.
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Tällöin rekisterinpitäjä arvioi, täyttyvätkö tietojen käsittelyn rajoittamisen edellytykset ja mikäli oikeutta rajoittaa tietojen käsittelyä ei ole, rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnöstä.
Rekisteröidyllä on joissakin tapauksissa oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi. Hämeen liitossa ei ole käytössä automaattista päätöksentekoa.
Tämän lisäksi rekisteröity voi valittaa tietosuojavaltuutetulle Hämeen liiton toiminnasta liittyen henkilötietojen käsittelyyn.
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustaminen on mahdollista, kun henkilötietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyn on mahdollista vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot
Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9, 6 krs
00520 Helsinki
[email protected]
Rekisteröidyn oikeuksiin kuuluu myös tulla informoiduksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksista, jos niitä tapahtuu.
Kenelle tietoja luovutetaan?
Henkilötietoja voidaan joissakin tapauksissa luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi erilaisille viranomaisille, joille Hämeen liitolla on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietoja. Tietoja luovutetaan esimerkiksi Verohallinnolle ja Tilastokeskukselle.
Henkilötietoja luovutetaan niitä Hämeen liiton puolesta ja liiton lukuun käsitteleville tahoille. Tällaisia ovat esimerkiksi sopimuksen puitteissa tietoja käsittelevät järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Hämeen liitolle jää näissä tapauksissa rekisterinpitäjän vastuu.
Sopimuskumppaneiksi on valittu vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
Henkilötietoja ei luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Henkilötietoihin liittyvät pyynnöt
Rekisterinpitäjän on pystyttävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän rekisteröidyn henkilöllisyys. Tämän vuoksi henkilötietoihin liittyvät pyynnöt tulee esittää henkilökohtaisesti Hämeen liiton toimistolla käyntiosoitteessa:
Hämeen liitto
Niittykatu 5
13100 Hämeenlinna
Pyyntö voi liittyä tietojen tarkastamiseen, oikaisemiseen, poistamiseen, tietojen siirtämiseen, käsittelyn rajoittamiseen tai käsittelyn vastustamiseen.
Tilatut tiedot toimitetaan kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.
Tietoihin liittyvistä pyynnöistä tulee käydä selville henkilö, kenen tietoja pyydetään (henkilötunnus, nimi, osoite) ja miltä ajalta tiedot halutaan tarkastaa. Tarkastuspyyntöjen yhteydessä tarkastetaan aina pyytäjän henkilöllisyys.