FutureECOS- ja CIBUS-hankkeiden tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Sidosryhmien jäsenten henkilötietoja käsitellään hankkeista viestimiseen. Siihen sisältyvät muun muassa kutsut tapaamisiin ja hankkeiden ajankohtaisista teemoista kertominen.

Tapaamisiin ja tapahtumiin kerätään erikseen ilmoittautumiset, joissa voidaan kysyä myös erityisruokavalioita ja allergioita tarjoiluiden hankkimiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Tiedot kerätään henkilöiltä itseltään.

Hankkeiden sidosryhmien jäseniltä kerätään seuraavat tiedot:

Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, mahdollinen organisaatio tai asuinkunta. Tapahtumien osalta kerätään ilmoittautumiset erikseen, jolloin voidaan tarvittaessa kerätä tiedot erityisruokavalioista ja allergioista.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja:

Sidosryhmärekisterissä ei käsitellä erityisiä henkilötietoja.

Tapahtumien ja tilaisuuksien ilmoittautumisen yhteydessä kysytään tiedot erityisruokavalioista ja allergioista.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsittelevät niitä työssään tarvitsevat työntekijät, eli hankkeista vastaavat työntekijät.

Tapahtumien ja tapaamisten osalta kerätyt ruokavaliotiedot voidaan toimittaa tarjoilusta vastaavalle organisaatiolle ilman nimitietoja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Hämeen liiton hallinnoimien hankkeiden osalta hankkeen tilintarkastajalle sekä erityisestä syystä rahoittajalle ja hankepartnereille. Esimerkiksi jos sidosryhmäläinen lähtee mukaan alueidenväliseen tapaamiseen, hänen yhteystietonsa voidaan luovuttaa järjestäjälle eli hankepartnerille.

Henkilötietojen säilyttämisaika tai, jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit

Sidosryhmärekisterin henkilötiedot säilytetään hankedokumentoinnin säilytysajan mukaisesti eli 10 vuotta hankkeen päättymisestä.

Tapahtumien osallistujalistat pysyvästi. Erityisruokavaliot ja allergiatiedot eivät ole mukana pysyvässä säilytyksessä, vaan ne poistetaan.

Hankkeen päätyttyä tietoja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista

Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi. Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet.

Henkilötietoja saatetaan tarvittaessa lähettää salatulla sähköpostilla organisaation ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Lisäksi Teams-alustalla järjestettävissä tapahtumissa osallistujien tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (Microsoft Online) käyttö- ja tukipalveluiden toteuttamiseksi. Siirtoperusteena toimii tällä hetkellä Euroopan komission 10. heinäkuuta hyväksymä 2023 päätöksen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta.

Rekisteröidyn oikeudet

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja ja mikäli rekisteröidyn tietoja käsitellään ja oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tulee esittää suullisesti tai lähettää kirjallisesti Hämeen liitolle osoitteeseen [email protected].

Jos rekisteröity haluaa peruuttaa osallistumisensa tapahtumaan tai poistua sidosryhmästä hankkeen aikana, hän voi tehdä sen ilmoittamalla siitä rekisteristä vastaavalle.