Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Hämeen liitto
[email protected]
Niittykatu 5
13100 Hämeenlinna
Hämeen liitossa rekisterinpitäjänä toimii kuntayhtymän hallitus.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Julia Rikkonen
Niittykatu 5
13100 Hämeenlinna
[email protected]
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Luottamushenkilöiden henkilötietoja käsitellään palkkioiden ja korvausten maksamiseksi, kokouskutsujen lähettämiseksi ja muuhun kokoushallintaan liittyen. Luottamushenkilöiden henkilötietoja käsitellään myös luottamustehtävän hoitamisen kannalta olennaisen tiedon jakamiseen.
Näiden tietojen osalta käsittely perustuu kuntayhtymän lakisääteisiin velvoitteisiin (Kuntalaki 410/2015).
Allergia- ja ruokavaliotietojen osalta tietojen kerääminen perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
Luottamushenkilöiltä kerätään seuraavat tiedot:
- etunimet
- sukunimi
- kotiosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- puhelinnumero
- henkilötunnus
- tilinumero
- puolue
- sähköpostiosoite
- luottamustehtävä
Allergia- ja ruokavaliotiedot kerätään kokoustarjoiluiden järjestämistä varten.
Tiedot kerätään luottamushenkilöiltä itseltään. Verotusta varten palkka- ja taloushallinnon palveluntarjoajamme Monetra saa verotusta koskevat tiedot suoraan Verohallinnolta.
Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja:
Ruokavaliota ja ruoka-aineallergioita koskevia tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella kokoustarjoiluiden järjestämistä varten.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsittelevät niitä työssään tarvitsevat työntekijät, eli tapahtuma-, kokous- ja luottamushenkilöhallinnosta vastaavat työntekijät.
Allergiatietoja ilman nimeä välitetään tapahtumien tarjoilusta vastaaville tahoille. Allergiatiedot voidaan lähettää tarjoilusta vastaavalle taholle myös nimitiedon kera, jos se on välttämätöntä rekisteröidyn turvallisuuden takaamiseksi.
Henkilötietoja käsittelee lisäksi Hämeen liiton lukuun taloushallinnon palvelu Monetra Oy palkkioiden ja korvausten maksamiseksi sekä muiden luottamushenkilöhallintoon liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi.
Monetra käyttää HR-järjestelmänä F-ESS Kokous -järjestelmää. Monetra on salassapitovelvollinen käsittelemistään tiedoista.
Palkkioihin ja korvauksiin liittyviä tietoja käsittelevät lisäksi Hämeen liiton tilintarkastaja, Verohallinto, Keva ja rekisteröidyn edustama puolue.
Luottamushenkilöiden tiedot kerätään Hämeen liiton verkkosivuilla olevalla Webropol-lomakkeella. Webropol-lomakkeella on käytössä Suomi.fi-tunnistautuminen tietojen tallennusvaiheessa.
Luottamushenkilöiden lomakkeet tallennetaan Triplanin Tweb-järjestelmään.
Luottamushenkilöille luodaan tunnukset Triplanin Portaali-järjestelmään, jonka kautta luottamushenkilöille jaellaan kokouskutsut sekä kokousten pöytäkirjat.
Luottamushenkilörekisteristä luovutetaan tietoja julkisuuslain mukaisesti.
Henkilötietojen säilyttämisaika tai, jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit *
Luottamushenkilörekisterin tietoja säilytetään pysyvästi (Hämeen liiton tiedonohjaussuunnitelma, Kansallisarkiston päätös KA 133/43/03 Maakunnan liittojen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003).
Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista
Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja ja mikäli rekisteröidyn tietoja käsitellään, oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Luottamushenkilörekisterin osalta luottamushenkilö voi ilmoittaa luottamushenkilön perustietolomakkeella korjaukset henkilötietoihin.
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterinpitäjä on velvollinen ilmoittamaan tehdyistä henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
Koska luottamushenkilörekisteri on määrätty Kansallisarkiston päätöksellä pysyvästi säilytettäväksi, rekisteröidyillä ei ole oikeutta saada tietoja poistetuksi rekisteristä.
Rekisteröidyn oikeudet:
- oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa erikseen säädetty poikkeusta
- oikeus saada tutustua tietoihin
- oikeus oikaista tietoja
- oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
- oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
- oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
- oikeus tulla informoiduksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksista, jos niitä tapahtuu
Tämän lisäksi rekisteröity voi valittaa tietosuojavaltuutetulle Hämeen liiton toiminnasta liittyen henkilötietojen käsittelyyn.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot
Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9, 6 krs
00520 Helsinki