FI

Etusivu / Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Päivitetty

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Hämeen liitto ylläpitää kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain mukaisesti.

Hämeen liitto muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa Hämeen liiton asiakkaille yleiskuvaus siitä, miten sen asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle.

Hämeen liiton asiarekisteri ja tiedonhallinta

Hämeen liiton asiarekisterinä on kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteristä ilmenee Hämeen liitossa vireille pannut asiat, niiden käsittelyvaiheet sekä niihin liittyvät asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Hämeen liiton asianhallintajärjestelmän lisäksi operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

Tietovarannot, tietoaineistot sekä tietojärjestelmät ja niiden käyttötarkoitukset

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.

Hämeen liiton tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.

Hämeen liiton tietovarannot ja niiden käyttötarkoitus

Hallintoasioiden tietovaranto. Hallintoasioiden ohjaus, toiminnan suunnittelu, päätöksenteko ja johtaminen. Maakuntaliiton kokousten hallinta sekä maakuntahallituksen asettamat työryhmät.

Henkilöstöasioiden tietovaranto. Henkilöstön palkkaaminen ja palvelusuhteen aikainen asiankäsittely. Osaamisen kehittäminen ja työhyvinvoinnin edistäminen.

Talousasioiden, verotuksen ja omaisuudenhallinnan tietovaranto. Talouden suunnittelu, rahoitus, kirjanpito ja maksuliikenne. Omaisuuden hallinta ja hankintatoimi.

Alueiden käytön tietovaranto. Maakuntakaavan laadinta, lausuntojen antaminen kuntien yleis- ja asemakaavoista, ympäristöasioista sekä ympäristövaikutusten arvioinnista. Liikennejärjestelmäsuunnitelman laadinta sekä paikkatieto.

Alueiden kehittämisen tietovaranto. Maakunnallinen strategia- ja ohjelmatyö, tulevaisuustyö, hankerahoitus (EU:n alue- ja rakennepolitiikan rahastot, kansallinen rahoitus) sekä muu kehittämis- ja suunnittelutoiminta.

Edunvalvonnan ja yhteistyön tietovarannot. Kanta-Hämeen maakunnallisiin ja alueellisiin edunvalvontatehtäviin liittyvä asiankäsittely, maakunnan liittojen yhteistoiminta sekä suhdetoiminta.

Kansainvälisen toiminnan tietovaranto. Kansainvälisten järjestöjen ja verkostojen toimintaan osallistuminen, kansainvälinen edunvalvonta ja suhdetoiminta sekä maakunnan sisäinen kansainvälinen toiminta.

Kulttuurin ja liikunnan tietovaranto. Kulttuurin kehittäminen ja yhteistyö, kirjastotoimintaan ja liikuntapalveluihin liittyvä asiankäsittely.

Tiedonhallinnan ja viestinnän tietovaranto. Tiedonhallinnon ja tietopalvelun järjestäminen, käsittäen tietoturvan, tietosuojan, asiakirjahallinnon ja arkistoinnin sekä tietopalvelun. Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito. Tietotuotannon ja tilastotoimen toteuttaminen. Viestinnän ja tiedottamisen toteuttaminen.

Projektien tietovaranto. Projektien hallinnointi, suunnittelu, seuranta ja raportointi.

Kanta-Hämeen valmisteluorganisaation arkiston tietovaranto. Kanta-Hämeen maakunta- ja sote-valmisteluun (Oma Häme) liittyvä aineisto.

Hämeen liiton tietojärjestelmät ja niiden käyttötarkoitus

Asianhallintajärjestelmä. Käsiteltävien asioiden, niiden toimenpiteiden sekä saapuvan ja liitossa syntyvän asiakirja-aineiston hallinta. Viranhaltijapäätösten laadinta ja julkaisu verkkosivuilla. Esityslistalle ja pöytäkirjalle tulevien asioiden hallinta ja julkaisu verkkosivuilla.

Tiedonohjausjärjestelmä. Tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja ylläpito, asiakirjojen säilytysaikojen ja julkisuuden määritys.

Taloushallinto-ohjelma. Sähköinen ostolaskujen kierrätys-, kirjanpito- ja budjetointijärjestelmä, ostoreskontra.

Henkilöstöhallintaohjelma. Palkka- ja palkkiotapahtumien sekä matkalaskujen luonti, niiden hyväksyntä sekä maksaminen. Pankki-, kirjanpito- ja tulorekisteriaineiston sekä henkilöstötilinpäätösliitteiden muodostus. Luottamushenkilöpalkkioiden maksaminen.

EU:n rakennerahastohankkeiden sähköisen asioinnin järjestelmä. EU-rakennerahastohankkeiden hallinnointi.

Paikkatieto-ohjelma. Paikkatieto-ohjelma. Paikkatietoaineistojen ylläpito, käsittely, analysointi ja hyödyntäminen. Kaavatietokannan ylläpito, analyysit, karttojen luonti.

Tietopalvelu ja tietopyynnön tekeminen

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Hämeen liiton tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavissa teknisen rajapinnan avulla.

Hämeen liiton asiakirjoihin liittyvä tietopyyntö tulee yksilöidä riittävän tarkasti, jotta siitä ilmenee mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Hakutekijöinä voivat olla asian, hankkeen, yrityksen, yhteisön tai henkilön nimi, asianumero sekä ajankohta.

Tietopyyntö rekisteröidään kirjaamossa ja toimitetaan eteenpäin oikealle taholle vastattavaksi. Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa tai mikäli pyyntö koskee laajoja asiakirjakokonaisuuksia, pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa.

Tietopyyntö lähetetään Hämeen liiton kirjaamoon joko sähköpostitse: hameenliitto@hame.fi tai postitse: Hämeen liitto, Kirjaamo, Niittykatu 5, 13100 Hämeenlinna